Ordem de Compras
Entenda como realizar o procedimento de ordem de compra
Esse processo vai possibilitar você o aprendizado de processo completo de REQUISIÇÃO, COTAÇÃO e PEDIDO DE COMPRA.
1. Abra o sistema e clique em COMPRAS ➔ ORDEM DE COMPRA ➔ + NOVO
2. A primeira etapa é a REQUISIÇÃO, sendo necessário preencher os itens destacados abaixo:
- EMPRESA: Transportadora a qual será realizada a ordem de compra.
- DEPARTAMENTO: Mencione referente a qual departamento refere-se essa solicitação de compra.
- PRIORIDADE: Mencione qual a prioridade dessa solicitação (Baixa / Média / Alta / Urgente).
- PRODUTOS: Especifique quais são os produtos que deseja inserir nesta ordem de compra.
- QUANTIDADE: Coloque a quantidade do produto selecionado que será considerada para esta requisição.
- PUXAR SIMILARES: Nessa parte, você tem a opção de deixar selecionado, para que o sistema traga produtos similares juntamente com o produto selecionado (permitindo que você cote itens similares aos necessários).
3. Após preencher todas as informações acima, clique em SALVAR & EMITIR.
4. Após emitir a requisição, a ordem de compra fica com o status PENDENTE, aguardando a APROVAÇÃO ou REPROVAÇÃO da pessoa responsável.
5. Caso seja REPROVADO, não será possível dar continuidade na ordem de compra.
6. Após APROVADO, o sistema irá alterar a etapa para COTAÇÃO e o status para ABERTA.
7. Dentro da cotação tempos duas abas: RETORNO E ANÁLISE e FORNECEDORES.
8. Para realizar a cotação, clique em FORNECEDORES, utilizando as seguintes opções:
- CARREGAR FORNECEDORES: Nesse campo, se dentro do cadastro do produto tiver um fornecedor atrelado, ao clicar nessa funcionalidade, o sistema irá puxar automaticamente os fornecedores atrelados.
- FORNECEDORES: Para mencionar qualquer fornecedor, basta clicar em fornecedores que irá abrir todos os fornecedores cadastrado dentro do sistema.
Nesse caso é somente selecionar qual deseja.
- PRODUTOS: na aba produtos, irá mencionar qual produto (que consta na requisição) vai realizar a cotação para o fornecedor mencionado e clicar em adicionar.
9. Clique em SALVAR.
10. RETORNO E ANÁLISE
Após o retorno do fornecedor com as cotações dos produtos, acesse a ordem de compra e na aba RETORNO E ANÁLISE preencha as informações dos valores, dando dois cliques em cima da linha do total conforme destacado abaixo.
11. Ao clicar no na linha do total, o sistema abre a tela abaixo para preenchimento das informações e clique em SALVAR.
- Preço Unitário: Preço unitário para o produto mencionado.
- Quantidade: A quantidade que o fornecedor tem disponível em estoque.
- Data do retorno: Data em que o fornecedor te retornou com as informações.
- Vencimento: Se esses valores tem algum vencimento. (ex: vencimento da proposta).
- Similar: Se o produto que ele te retornou se refere ao produto similar ou não.
- Previsão de entrega: Qual a previsão de entrega daquele produto (mínimo ou máximo)
- Formas de pagamento: Qual a forma de pagamento que ele aceita referente a essa cotação.
- Observação: Se tiver alguma observação referente a essa produto mencionar.
12. No campo TOTAL DA COTAÇÃO, o sistema irá calcular quanto ficaria essa cotação pertinente a esse produto em questão. Após conferir, clique em SALVAR E EMITIR.
13. Após o passo acima, o sistema libera a funcionalidade de FINALIZAR, aparecendo uma mensagem para confirmação do usuário.
DICA: No momento em que finalizar não é possível realizar alterações referente a Ordem de Compra mencionada. Se precisar ser feito alguma alteração de fornecedor ou produto, para esse caso teria que clicar em REVERTER, antes de fazer o processo acima. Assim o sistema volta para a etapa de REQUISIÇÃO.
14. A etapa ficará em PEDIDO DE COMPRA e o status PENDENTE.
15. O responsável por aprovar essa Ordem de Compra precisa selecionar os produtos que realmente irá efetuar a compra e clicar em APROVAR. Após isso a Ordem de Compra fica com o status APROVADO.
16. Caso queira realizar a impressão, compra clique em IMPRIMIR ➔ REQUISIÇÃO / COTAÇÃO / PEDIDO DE COMPRA
